Wissen für Ihr Vorhaben
Wärmepumpe einbauen lassen: Der Ablauf von der Anfrage bis zur Inbetriebnahme
Eine Wärmepumpe wird in einer festen Reihenfolge geplant: Erst prüft ein Fachbetrieb Ihr Haus und macht ein Angebot. Dann schließen Sie einen Vertrag mit Förderklausel und stellen den KfW-Antrag, und zwar vor Beginn der Arbeiten. Nach der Zusage haben Sie 36 Monate Zeit, das Vorhaben abzuschließen (KfW 458).
Quellen geprüft am . Allgemeine Orientierung; keine individuelle Prüfung Ihres Hauses.
Zum Mitnehmen ins Fachgespräch. Im Druckdialog auch als PDF speicherbar.
Der Ablauf auf einen Blick
Die Reihenfolge folgt den Vorgaben der KfW für den Zuschuss. Wenn Sie keine Förderung beantragen, entfallen die Schritte 5, 7 und 9.
Auf kleinen Bildschirmen lässt sich die Tabelle seitlich scrollen.
| Schritt | Wer | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Unterlagen sammeln | Sie | Verbräuche, Grundrisse, Fotos |
| 2. Fachbetrieb finden | Sie, auf Wunsch über MIX Wärmewerk | Termin vor Ort |
| 3. Haus prüfen | Fachbetrieb | Heizlast, Aufstellort, Elektrik |
| 4. Angebote vergleichen | Sie, auf Wunsch mit der Verbraucherzentrale | Entscheidung |
| 5. Bestätigung zum Antrag (BzA) | Fachbetrieb oder Energieeffizienz-Experte | BzA-ID |
| 6. Vertrag mit Förderklausel | Sie und der Betrieb | Vertrag mit Umsetzungsdatum |
| 7. KfW-Antrag | Sie im Portal „Meine KfW“ | Zusage |
| 8. Einbau und Inbetriebnahme | Betrieb, Elektrofachbetrieb, Netzbetreiber | Laufende Anlage |
| 9. Nachweise und Auszahlung | Betrieb oder Experte, dann Sie | Zuschuss |
1. Unterlagen sammeln
Legen Sie Verbrauchsabrechnungen der letzten Jahre, Grundrisse und Fotos von Heizraum, Heizkörpern, Zählerschrank und möglichem Aufstellort bereit. Notieren Sie die Art der alten Heizung und das Datum ihrer Inbetriebnahme, und legen Sie einen Beleg dafür bereit: Davon hängt ab, ob ein Klimageschwindigkeits-Bonus infrage kommt. Ihn erhalten nur Eigentümer, die selbst im Haus wohnen. Er setzt etwa voraus, dass eine funktionstüchtige Öl-, Kohle-, Gas-Etagen- oder Nachtspeicherheizung ersetzt wird oder eine funktionstüchtige Gas- oder Biomasseheizung, deren Inbetriebnahme bei Antragstellung mindestens 20 Jahre zurückliegt.
Quelle: KfW: Merkblatt 458, Stand 09/2026 (PDF).
Quelle: KfW: Heizungsförderung für Privatpersonen – Wohngebäude (458).
2. Fachbetrieb finden
Suchen Sie einen Betrieb, der Ihr Haus vor Ort ansieht und die Planung begründet. Über MIX Wärmewerk können Sie kostenlos anfragen: Wir suchen einen passenden Betrieb, immer nur einen zur selben Zeit. Ob einer verfügbar ist, hängt von Ihrer Postleitzahl ab. Weitere Angebote können Sie jederzeit selbst einholen.
3. Haus prüfen lassen
Für die Förderung muss die Anlage nach einer raumweisen Heizlastermittlung nach DIN EN 12831 ausgelegt werden. Außerdem verlangt die Richtlinie einen hydraulischen Abgleich nach Verfahren B und eine an das Gebäude angepasste Heizkurve. Klären Sie bei diesem Termin auch Aufstellort, Geräusche und Elektrik.
4. Angebote vergleichen
Vergleichen Sie Angebote nach Leistungsumfang, nicht nur nach dem Endpreis. Die Energieberatung der Verbraucherzentrale prüft bis zu drei Angebote kostenlos; die bundesweite Hotline lautet 0800 809802400.
5. Bestätigung zum Antrag einholen
Vor dem Antrag erstellt ein Fachunternehmen oder ein Experte für Energieeffizienz die Bestätigung zum Antrag (BzA). Sie enthält unter anderem die geplante Heizung, die geplanten förderfähigen Kosten und die Bestätigung, dass die technischen Mindestanforderungen eingehalten werden. Für den Antrag brauchen Sie die 15-stellige BzA-ID.
Quelle: KfW: Merkblatt 458, Stand 09/2026 (PDF).
Quelle: KfW: Heizungsförderung für Privatpersonen – Wohngebäude (458).
6. Vertrag mit Förderklausel schließen
Der Liefer- oder Leistungsvertrag braucht eine aufschiebende oder auflösende Bedingung zur Förderzusage und das voraussichtliche Datum der Umsetzung. Einfach gesagt: Der Vertrag gilt erst, wenn die Förderung zugesagt ist, oder er endet, wenn sie nicht zugesagt wird. Diese Bedingung lässt sich laut KfW nicht nachträglich ergänzen.
Quelle: KfW: Heizungsförderung für Privatpersonen – Wohngebäude (458).
7. KfW-Antrag stellen
Den Antrag stellen Sie im Kundenportal „Meine KfW“ und laden dort den Vertrag hoch. Er muss in jedem Fall vor Beginn der Arbeiten vor Ort gestellt werden. Ist die Heizung bereits eingebaut, gibt es keine Förderung mehr. Nach der Zusage können Sie sofort mit dem Vorhaben beginnen.
Quelle: KfW: Heizungsförderung für Privatpersonen – Wohngebäude (458).
8. Einbau und Inbetriebnahme
Neben der Heizungsinstallation gehören Elektrik und Anmeldung dazu. Lassen Sie sich bei der Übergabe Heizkurve, Warmwasserregelung und Verbrauchsanzeige erklären.
- Arbeiten an der elektrischen Anlage hinter der Hausanschlusssicherung dürfen nur der Netzbetreiber oder ein in ein Installateurverzeichnis eingetragenes Unternehmen ausführen (§ 13 Abs. 2 NAV).
- Die Inbetriebnahme einer neuen Wärmepumpe melden Sie dem Netzbetreiber vorab; Mess- und Steuerungstechnik beauftragen Sie beim Messstellen- oder Netzbetreiber (Bundesnetzagentur).
- Für die Förderung müssen Sie nach der Inbetriebnahme ein intelligentes Messsystem mit Steuerungseinrichtung beim Messstellenbetreiber beantragen, sofern noch keines vorhanden ist. Strom und erzeugte Wärme müssen gemessen werden.
- Die Verbraucherzentrale empfiehlt einen Wärmemengenzähler: Damit lässt sich die Jahresarbeitszahl selbst ausrechnen.
Quelle: Gesetze im Internet: § 13 Niederspannungsanschlussverordnung.
Quelle: Bundesnetzagentur: Steuerbare Verbrauchseinrichtungen (§ 14a EnWG).
Quelle: Verbraucherzentrale: Technik und Ausstattung einer Wärmepumpenanlage (Stand 05.01.2026).
9. Nachweise einreichen und Zuschuss erhalten
Nach Abschluss bestätigt der Betrieb oder Experte die Durchführung (BnD). Mit der BnD-ID und allen Rechnungen beantragen Sie im Portal die Auszahlung. Die Rechnungen müssen unbar bezahlt sein. Einreichen müssen Sie innerhalb von sechs Monaten nach der letzten Rechnung, spätestens sechs Monate nach Ablauf des Bewilligungszeitraums.
Bevor Sie die Nachweise einreichen, müssen Sie sich im Kundenportal „Meine KfW“ identifizieren. Halten Sie außerdem bereit:
- Ihre Steuer-Identifikationsnummer.
- Bei einer Wärmepumpe die Bestätigung des Messstellenbetreibers, dass Ihr Auftrag für ein intelligentes Messsystem mit Steuerungseinrichtung eingegangen ist (iMSys-Bestellpflicht, siehe Schritt 8).
- Auf Anforderung der KfW das ausgefüllte VdZ-Formular zur Bestätigung des hydraulischen Abgleichs.
Wie lange dauert der Einbau?
Eine feste Zahl von Tagen nennen wir bewusst nicht: Die Dauer hängt davon ab, ob Heizkörper getauscht, Leitungen verlegt, der Zählerschrank umgebaut oder Erdarbeiten nötig sind. Lassen Sie sich einen Zeitplan geben und schriftlich festhalten, wie Heizung und Warmwasser während der Arbeiten gesichert sind.
Wie lange habe ich nach der Zusage Zeit?
Innerhalb von 36 Monaten ab der Zusage muss das Vorhaben vollständig abgeschlossen sein. Planen Sie Lieferzeiten und Termine des Elektrofachbetriebs mit ein.
Quelle: KfW: Heizungsförderung für Privatpersonen – Wohngebäude (458).
Ich habe schon unterschrieben – was nun?
Ein Vertrag ohne Förderklausel gilt für die KfW als Vorhabenbeginn, und ein Vorhabenbeginn vor dem Antrag schließt die Förderung aus. Klären Sie deshalb vor weiteren Schritten mit dem Betrieb und der KfW, wie Ihr Vertrag einzuordnen ist. Rechnen Sie bis dahin nicht mit einem Zuschuss.
Wer stellt den Antrag?
Sie selbst als Eigentümerin oder Eigentümer. Die Person, die sich in „Meine KfW“ registriert, muss dieselbe sein, die den Antrag stellt. Eine Antragstellung durch Bevollmächtigte ist nur für Eigentümergemeinschaften vorgesehen. Die BzA kommt vom Fachunternehmen oder von einem Experten für Energieeffizienz.